Projektstunden erfassen und monatlich als Freelancer abrechnen

Viele Freelancer wollen ein Projekt pro Kunde und dort alle Stunden erfassen. Das ist logisch, weil Scope, Planung und Zeit zusammenbleiben. Die naechste Frage ist dann schnell da: Kann man dasselbe Projekt jeden Monat neu abrechnen?

Die kurze Antwort ist ja. Die Zeiterfassung haengt am Projekt, aber die Rechnungslogik laeuft ueber den Deal. Dadurch kann dasselbe Projekt mehrere Rechnungen haben, solange bereits abgerechnete Zeiten mit einer Rechnung verbunden sind und neue Zeiten noch offen sind.

Wann funktioniert ein Projekt-pro-Kunde-Setup gut?

Dieser Ansatz passt vor allem bei laenger laufenden Kundenbeziehungen, Retainern oder wiederkehrender Monatsarbeit. Du behaeltst ein Projekt als festen Arbeitsort und rechnest jeden Monat nur die neuen Stunden ab.

• Fuer laufende Arbeit oder Support pro Kunde
• Fuer Projekte, in denen du jeden Monat neue Zeit hinzufuegst
• Fuer Freelancer, die Projekt, Stunden und Rechnung verbunden halten wollen
• Fuer Kunden, bei denen ein neues Projekt pro Monat nur unnoetige Unruhe bringt

Sieh, wie Projekte, Zeiten und Rechnungen zusammenpassen

So funktioniert der Ablauf Schritt fuer Schritt in der aktuellen UI

Der sauberste Weg ist: Kunde anlegen, danach einen Deal eroeffnen, innerhalb dieses Deals ein Projekt erstellen und auf diesem Projekt Stunden erfassen. Das Projekt gibt dir Struktur, aber die Rechnung selbst entsteht auf der Deal-Seite.

Auf der Deal-Seite waehlst du abrechenbare Zeiteintraege ohne bestehende Rechnungsverknuepfung aus. Diese ausgewaehlten Eintraege werden dann in eine Rechnung ueberfuehrt. Gibt es fuer den Deal schon eine Entwurfsrechnung, werden die neuen Zeiten dort angehaengt. Falls nicht, wird eine neue Entwurfsrechnung erstellt.

Genau dadurch ist monatliche Abrechnung moeglich: alte Zeiten bleiben mit einer frueheren Rechnung verbunden und neue Zeiten bleiben fuer die naechste Rechnung offen.

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Kann ein Projekt mehrere Rechnungen haben?

Ja. Praktisch bedeutet das: Das Projekt bleibt ein laufender Arbeitsort, waehrend jede Rechnung nur die neuen Stunden eines bestimmten Zeitraums enthaelt. Das Projekt endet also nicht nach der ersten Rechnung.

• Zeiten, die schon auf einer Rechnung stehen, werden nicht erneut berechnet
• Neue Zeiten auf demselben Projekt bleiben fuer die naechste Rechnung verfuegbar
• Monat 1, Monat 2 und Monat 3 lassen sich also getrennt ueber ein Projekt abrechnen
• Lass nur keine alte Entwurfsrechnung offen, wenn der naechste Monat separat bleiben soll

Lies auch, wie du vom Angebot zur Rechnung gehst

Was ist fuer Freelancer der schlaueste Monatsablauf?

Am praktischsten ist: ein aktives Projekt pro Kunde oder Mandat, dort Stunden erfassen, am Monatsende nur offene Zeiteintraege auswaehlen und daraus eine Rechnung machen. Danach diese Rechnung verarbeiten oder senden, damit der naechste Monat sauber startet.

So vermeidest du, dass eine alte Entwurfsrechnung versehentlich neue Zeit sammelt. Du behaeltst Kontrolle ueber Zeitraum, Formulierung und Zahlungszeitpunkt, ohne deine Projektstruktur unnoetig aufzuteilen.

Gerade fuer Freelancer ist das angenehm: keine verstreuten Excel-Listen, keine extra Projekttools und kein Raetseln, welche Stunden schon berechnet wurden.

Lies auch, wie Zeiterfassung fuer Freelancer funktioniert

Wo geht es meist schief?

Die meisten Missverstaendnisse entstehen nicht im Projekt selbst, sondern in der Rechnungslogik darum herum. Fehlt der Deal, sind Zeiten nicht abrechenbar oder bleibt eine alte Entwurfsrechnung offen, wirkt es schnell so, als funktioniere monatliche Abrechnung nicht. Tatsaechlich ist die Struktur dann nur noch nicht sauber genug.

• Zeiten werden ohne richtige Deal- und Projektverbindung erfasst
• Nicht alle Zeiten stehen auf billable
• Eine alte Entwurfsrechnung bleibt offen
• Du erwartest die Abrechnung im Projekt, waehrend die aktuelle Aktion im Deal sitzt