Registrar horas por proyecto y facturar cada mes como freelancer

Muchos freelancers quieren usar un proyecto por cliente y registrar ahi todas las horas. Tiene sentido porque alcance, planificacion y tiempo quedan juntos. La siguiente pregunta aparece enseguida: se puede facturar ese mismo proyecto cada mes?

La respuesta corta es si. El tiempo se registra en el proyecto, pero el flujo de factura pasa por el deal. Eso permite tener varias facturas sobre el mismo proyecto siempre que las horas ya facturadas esten ligadas a una factura y las nuevas sigan abiertas.

Cuando funciona bien un esquema de un proyecto por cliente?

Este enfoque funciona especialmente bien con relaciones largas, trabajo recurrente o retainers. Mantienes un proyecto como espacio fijo y cada mes facturas solo las nuevas horas.

• Para trabajo continuo o soporte por cliente
• Para proyectos donde anades horas cada mes
• Para freelancers que quieren mantener proyecto, horas y facturas conectados
• Para clientes donde abrir un proyecto nuevo cada mes solo complica

Ver como encajan proyectos, horas y facturas

Asi funciona el flujo paso a paso en la UI actual

El flujo mas limpio es: crear el cliente, abrir un deal, crear un proyecto dentro de ese deal y registrar horas en ese proyecto. El proyecto te da estructura, pero la accion de facturar sucede en la pagina del deal.

En la pagina del deal seleccionas horas facturables que aun no tienen una factura asociada. Despues conviertes esas entradas en una factura. Si ya existe una factura borrador para ese deal, las horas nuevas se anaden ahi. Si no, se crea una nueva factura borrador.

Eso es precisamente lo que hace posible la facturacion mensual: las horas antiguas quedan ligadas a una factura previa y las nuevas quedan disponibles para la siguiente.

Ver software de facturacion

Se pueden tener varias facturas en el mismo proyecto?

Si. En la practica significa que el proyecto sigue siendo tu espacio continuo de trabajo, mientras que cada factura contiene solo las nuevas horas de un periodo concreto. El proyecto no se termina despues de la primera factura.

• Las horas ya ligadas a una factura no se vuelven a cobrar
• Las nuevas horas del mismo proyecto quedan disponibles para la siguiente factura
• Mes 1, mes 2 y mes 3 se pueden facturar por separado sobre un mismo proyecto
• Solo evita dejar una factura borrador antigua abierta si quieres separar el siguiente mes

Lee tambien como pasar de presupuesto a factura

Cual es el flujo mensual mas practico para freelancers?

La forma mas practica es: mantener un proyecto activo por cliente o servicio, registrar las horas ahi y al final del mes seleccionar solo las horas abiertas para convertirlas en factura. Despues procesas o envias esa factura para empezar limpio el mes siguiente.

Asi evitas que una factura borrador antigua acumule horas nuevas por error. Mantienes el control sobre periodo, texto y momento de cobro sin dividir tu estructura de proyectos en trozos innecesarios.

Eso es justo lo que hace que esta forma de trabajar encaje bien con freelancers: nada de hojas de Excel sueltas, nada de herramientas separadas y nada de dudas sobre que horas ya se cobraron.

Leer tambien como funciona el control de horas para freelancers

Donde suele fallar esto?

La confusion no suele empezar en el proyecto, sino en el flujo de facturacion alrededor. Si no existe el deal, si las horas no son billable o si queda una factura borrador antigua abierta, parece que la facturacion mensual no funciona. En realidad la estructura todavia no esta lo bastante ajustada.

• Se registran horas sin la conexion correcta entre deal y proyecto
• No todas las horas estan marcadas como billable
• Queda una factura borrador antigua abierta
• Esperas facturar desde el proyecto cuando la accion actual esta en el deal