Uren per project schrijven en maandelijks factureren als freelancer

Veel freelancers willen een project per klant gebruiken en daarop alle uren boeken. Dat is logisch, want zo houd je scope, planning en tijd bij elkaar. De vraag komt daarna vanzelf: kun je daar ook elke maand opnieuw op factureren?

Het korte antwoord is ja. De urenregistratie hangt aan het project, maar de factuurflow loopt via de deal. Daardoor kun je op hetzelfde project meerdere facturen maken, zolang eerdere uren al aan een factuur gekoppeld zijn en nieuwe uren nog openstaan.

Wanneer werkt een project-per-klant aanpak goed?

Deze aanpak werkt vooral goed als je langere klantrelaties hebt, retainerwerk doet of maand na maand uren schrijft voor dezelfde klant. Je gebruikt dan één project als vaste werkplek en factureert periodiek alleen de nieuwe uren.

• Voor doorlopend werk of support per klant
• Voor trajecten waarin je elke maand uren toevoegt
• Voor freelancers die planning, uren en facturen bij elkaar willen houden
• Voor klanten waarbij je niet voor elke maand een nieuw project wilt openen

Bekijk hoe projecten, uren en facturen samenkomen

Zo werkt de flow nu stap voor stap in de huidige UI

De handigste flow is: klant aanmaken, daarna een deal openen, vervolgens binnen die deal een project aanmaken en op dat project uren schrijven. Dat project geeft je overzicht, maar de factuuractie zelf doe je op de dealpagina.

Op de dealpagina selecteer je factureerbare uren zonder bestaande factuurkoppeling. Vervolgens zet je die geselecteerde uren om naar een factuur. Bestaat er al een conceptfactuur voor die deal, dan worden de uren daaraan toegevoegd. Bestaat die nog niet, dan wordt er een nieuwe conceptfactuur gemaakt.

Dat maakt deze workflow geschikt voor maandelijkse facturatie: oude uren blijven gekoppeld aan een eerdere factuur, nieuwe uren blijven open totdat je ze in de volgende maand selecteert.

Bekijk facturatie software

Kun je meerdere facturen op hetzelfde project hebben?

Ja. In de praktijk betekent dit dat je project één doorlopende werkplek blijft, terwijl je facturen steeds alleen de nieuwe uren van een bepaalde periode bevatten. Een project hoeft dus niet te stoppen na de eerste factuur.

• Uren die al op een factuur staan, worden niet opnieuw meegenomen
• Nieuwe uren op hetzelfde project blijven beschikbaar voor een volgende factuur
• Je kunt dus maand 1, maand 2 en maand 3 apart factureren op hetzelfde project
• Laat alleen geen oude conceptfactuur openstaan als je een nieuwe maand apart wilt houden

Lees ook hoe je van offerte naar factuur werkt

Wat is de slimste maandelijkse workflow voor freelancers?

De meest praktische werkwijze is: houd één actief project aan per klant of traject, schrijf daar je uren op, rond aan het eind van de maand de uren af en zet alleen die open uren om naar een factuur. Verwerk of verstuur die factuur vervolgens, zodat de volgende maand weer schoon start.

Zo voorkom je dat een oude conceptfactuur open blijft staan en nieuwe uren daarin blijven belanden. Je houdt dan grip op periode, omschrijving en betaalmoment zonder je projectstructuur onnodig op te knippen.

Juist voor freelancers is dit prettig: geen losse Excel-lijsten, geen aparte projecttools en geen handmatig puzzelen welke uren al gefactureerd zijn.

Lees ook hoe urenregistratie voor freelancers werkt

Waar gaat het vaak mis?

De meeste verwarring ontstaat niet in het project, maar in de factuurflow eromheen. Als een deal ontbreekt, als uren niet factureerbaar zijn of als een conceptfactuur open blijft staan, voelt het alsof maandelijkse facturatie niet werkt. In de praktijk is de structuur dan nog niet scherp genoeg.

• Uren worden geschreven zonder goede deal- en projectkoppeling
• Niet alle uren staan op billable
• Er blijft een oude conceptfactuur openstaan
• Je wilt factureren vanuit het project, terwijl de huidige actie op de deal zit